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Email, le 10 regole per non farle «cestinare»

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La media giornaliera di mail che si ricevono ogni giorno è in continuo aumento. Non è solo colpa dello spam di vario genere, dai medicinali miracolosi alle sconosciute "amiche" ucraine, passando per le catene di Sant’Antonio: alle missive di colleghi, amici e parenti si aggiungono anche le varie sottoscrizioni più o meno consapevoli, le newsletter, gli alert e tanto altro. Malgrado l’esplosione dei social network (e dunque di forme alternative di comunicazione via web) e l’uso mai in calo degli sms, l’email resta la spina dorsale – come la definisce il sito Business Insider – della nostra comunicazione digitale, ancora di più se poi si parla di lavoro. Chi poi ha un impiego legato direttamente al Web, la certezza è di vedere l’esplosione della propria casella con numeri di posta elettronica a tre cifre ogni singolo giorno, weekend compresi. 
 
Il rischio, fortissimo, è dunque che molte email vadano perse per distrazione, cattiva gestione, semplice raggiungimento del livello massimo di umana concentrazione. BussinessInsider, partendo da un post sul forum dell’American Express sulla necessità di un’etichetta di comportamento nelle attività commerciali svolte in digitale, ha così pensato di stilare un decalogo di accorgimenti da adottare perché la propria email, specie se lavorativa, non corra il rischio di essere cestinata frettolosamente. 
 
I consigli vanno dal senso comune più banale ad attenzioni invece più ragionate. Eccoli, tradotti e riscritti, da stampare e tenere sulla scrivania:
 
1 – Bisogna essere brevi. Ognuno di noi è molto impegnato e ha poco tempo: limitatevi ai temi chiave. Stop.
 
2 – Usate con intelligenza il campo “Oggetto”, dev’essere un vero sommario della email. Descrivete bene il contenuto, non fate continui “reply”, evitate di sembrare una mail di spam.
 
3 – Iniziate e finite la mail con “Tu” (o “Lei”, che in inglese non esiste). L’idea in ogni caso è di tenere alta l’attenzione del destinatario e dunque di rivolgersi sempre a lui e a cose che lo riguardano.
 
4 – Un solo argomento per email. Molto semplice, c’è poco da aggiungere: nell’oggetto descrivete il tema e attenetevi a quello.
 
5 – Fate attenzione ai toni. Anche se le faccine aiutano (ma non sono certo professionali), ironia e sarcasmo possono essere facilmente male interpretati. Specialmente se poi la mail viene inoltrata e dunque si perde ulteriormente il contesto.
 
6 – Evitate di mettere troppe persone in copia. Per coprirsi le spalle da eventuali accuse future, spesso si rischia di includere troppa gente tra i destinatari della email. Mettete solo gli indirizzi di chi davvero è interessato all’argomento. Aggiungo: evitate poi di fare un “rispondi a tutti” a queste email mostruose.

 

7 – Scrivete correttamente le parole e fate attenzione alla grammatica. In inglese succedono bestialità fortunatamente sconosciute da noi, ma anche in italiano spesso capitano terribili trasfalcioni (ops).
 
8 – Ricordate che le email di lavoro non sono private. Dunque non scrivete mai nulla di inappropriato, volgare, stupido o che comunque possa mettere in difficoltà voi o il destinatario.
 
9 – Non litigate via email. Alzatevi dalla sedia e andate di persona dal collega oppure usate il telefono. Ma non litigate per iscritto: per quanto siate abili con la tastiera, le cose sono solo destinate a peggiorare.
 
10 – Attenti ai “threads”. Tra “rispondi” e “inoltra” spesso si inviano email con uno strascico incontrollato. Dove magari ci sono contenuti e frasi che non vorreste includere: rileggete il tutto oppure semplicemente cancellate. E rivedetevi il consiglio n. 2 e l’aggiunta al numero 6.