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Aiuto, c’è una riunione ecco come renderla utile

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Sono il sale del lavoro quotidiano, l’attivita’ che dovrebbe risolvere ogni problema, ma spesso finisce soltanto per crearne dei nuovi e fare perdere tempo a tutti. Le riunioni, croce e delizia dei colletti bianchi, hanno resistito a ogni genere di progresso tecnologico, all’avvento di radio e tv, di telefonini e computer, di email e sms. Non c’e’ business al mondo che non le faccia. Non c’e’ n’e’ uno, probabilmente, che talvolta non si chieda se vale davvero sempre la pena di farle. Adesso gli esperti del settore, quelli che studiano le riunioni per rendere piu’ efficace e produttiva la giornata di lavoro (chissa’ se fanno riunioni per studiarla), dicono che il “meeting”, come si chiama in inglese e ormai nel linguaggio internazionale, potrebbe essere vicino al capolinea. Manager e impiegati possono rimanere collegati continuamente in tempo reale attrraverso svariati sistemi di “instant messaging”, possono parlarsi in videoconferenza da qualunque distanza, possono dialogare a due, a quattro, a venti o a quaranta attraverso posta elettronica e blue tooth. Perche’ dovrebbe chiudersi a parlare faccia a faccia in una stanza?

Nelle librerie del Regno Unito sono arrivati almeno una mezza dozzina di libri e manuali che spiegano come fare, o meglio come non fare piu’, le riunioni di lavoro, con titoti come “How to make meetings work” (Come far funzionare le riunioni), “Brilliant meetings: what to know, say and do to have fewer, better meetings” (Riunioni perfette: cosa sapere, dire e fare per avere meno riunioni e migliori) , “Make meetings matter: ban boredom, co-opt confusion and eliminate time wasting” (Fai funzionare le riunioni: metti al bando la noia, evita la confusione ed elimina gli sprechi di tempo). Una ricerca della Texas A&M University,pubblicata sulla rivista scientifica Applied Cognitive Psychology, rivela che, per stimolare la nascita di nuove idee, le riunioni sono meno efficaci del lavoro individuale. “Il 90 per cento delle riunioni sono inutili”, sostiene un blogger americano chiamato Jackal, autore di una “corporate survival guide”, una guida alla sopravvivenza in azienda

“Sono pagato, e pure bene, per produrre soluzioni creative, ma mi domando quanta parte della mia giornata trascorro veramente a cercarle, a pensare, quando la cultura di lavoro della Bbc sembra fatta da un meeting dietro l’altro”, osserva John Linwood, un dirigente della radiotelevisione britannica. Il Guardian, che ha dedicato un lungo servizio al tema, cita ironicamente Jean-Jacques Rosseau: “L’uomo e’ nato libero, eppure viene imprigionato ovunque dalle riunioni”. Il quotidiano londinese interpella un anonimo “senior manager” del Crown Prosecution Service, la procuratura generale, secondo cui “nessuna decisione di successo viene mai presa alle riunioni. Le decisioni vengono prese da gente che non era alla riunione o da gente che alla riunione c’e’ andata ma non ha detto niente”. Il manager ammette che, quando gli tocca convocarne una, si assicura che tutte le cose importanti vengano prese prima, poi chiede a un suo sottoposto di ripeterle in riunione per dare l’impressione che convocarla sia servito a qualcosa.

Attraverso i pareri di manuali ed esperti, il Guardian compone una specie di decalogo di come organizzare una riunione, se proprio non se ne puo’ fare a meno.
Eccolo: 1) Verificare che non ci sia un’alternativa migliore . Se la risposta alla domanda, perche’ ci riuniamo, e’ “perche’ ci riuniamo tutti i lunedi’ mattina”, non riunirsi piu’. 2) Avere un’agenda per la riunione e condividerla con i partecipanti prima che la riunione cominci. Mandare a tutti una lista degli argomenti da discutere, con l’ordine in cui saranno discussi e quello che si spera di ottenere dalla discussione. 3) Tenere il numero dei partecipanti il piu’ basso possibile. Una riunione puo’ servire a qualcosa se vi partecipano sei persone. Al massimo, dieci persone. 4) Avere uno “scriba” che prende nota delle cose dette alla riunione, poi le riassume in un memorandum e le manda ai partecipanti. 5) Evitare il sistema di interventi tipo “tavola rotonda”, in cui, sui dieci presenti, uno alla volta tutti prendono la parola per riferire quello che stanno facendo. Significa che, in ogni momento della riunione, almeno nove partecipanti non hanno niente da fare. 6) Cominciare la riunione in orario e finirla all’ora prefissata. 7) A meno di clamorose emergenze, non farla mai durare, al massimo, piu’ di un’ora. 8) Evitare le distrazioni, dunque telefonini e blackberries spenti, vietare a chi e’ seduto davanti a un computer di controllare ogni due minuti le email. 9) Non sedersi sempre agli stessi posti: cambiare sedia e posizione contribuisce a mantenere un po’ piu’ viva l’attenzione. 10) Concentrarsi su quello che viene detto. Sembra un suggerimento banale, ma la tentazione di pensare ad altro e’ irresistibile. E, se proprio uno non riesce a fare attenzione, usare il tempo della riunione per fare meditazione trascendentale. Almeno ne uscira’ piu’ fresco, riposato e pronto a lavorare meglio. Almeno la riunione non sara’ stata uno spreco totale.