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COME AVERE UNA SCRIVANIA ORDINATA
Trascorriamo in ufficio la maggior parte della nostra giornata: mantenere la propria scrivania in ordine ci permette di lavorare bene, risparmiando anche tempo. Sabrina Toscani, professional organizer e presidente dell’APOI, nel libro “Facciamo ordine” (edito da Mondadori) ci spiega perché è fondamentale avere un piano di lavoro organizzato e come avere una scrivania ordinata in poche mosse.
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COME ORGANIZZARE LA SCRIVANIA
Perché costringere sé stessi e i colleghi a mettere in ordine? Avere una scrivania e uno spazio di lavoro organizzati consente di:
- Non perdere documenti importanti e ritrovarli velocemente
- Portare a termine di più in meno tempo
- Far procedere il lavoro senza intoppi
- Relazionarsi in maniera appropriata con clienti e committenti
- Valorizzare il proprio tempo e quello di chi lavora e collabora con noi
- Rendere il lavoro più facile e gradevole
- Stabilire un equilibrio fra il tempo dedicato al lavoro e il tempo libero
- Aumentare la produttività
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COME ESSERE ORGANIZZATI IN UFFICIO
Sabrina Toscani individua nel suo libro alcuni principi fondamentali che ci aiutano ad organizzare meglio il nostro piano di lavoro e l’attività della giornata in generale, ve ne abbiamo selezionati alcuni:
1) Cabina di pilotaggio: tutto al suo posto. la scrivania deve essere come la cabina per un pilota. È necessario che ogni dettaglio sia funzionante e pronto all’uso. Dunque prendetevi cinque minuti ogni sera per sistemarla così da poterla trovare sgombra e libera la mattina seguente, pronta ad accogliere la confusione della giornata.
2) La scrivania non è un archivio: la sua superficie è un piano di lavoro, non un posto dove archiviare materiale. Quindi trovate ogni giorno 5 minuti per archiviare l’archiviabile, e buttate il resto.
3) Le interruzioni: sgomberate il campo visivo. Alcune statistiche hanno rivelato che, in media, una persona viene interrotta undici volte: le interruzioni sono spossanti e riducono di molto la nostra produttività. Abituiamoci perciò a eliminare tutte le notifiche sonore e visive di email, messaggistica istantanea e social network, allontanare dal nostro campo visivo tutto ciò che può richiamare la nostra attenzione distraendoci, tenere chiuso il client di posta mentre lavoriamo e aprirlo solo quando decidiamo che è arrivato il momento di controllare le email.
4) Calendario: ne basta uno. Utilizziamo un solo calendario, posizionato al centro della scrivania (oppure online nella vostra mail) che goda del cento per cento della nostra fiducia e soltanto per annotare appuntamenti e impegni con una scadenza temporale ben definita, niente altro.
5) Un solo punto di raccolta. Abituatevi a tenere un solo posto fisico (un “vassoio”) e un solo posto virtuale (casella “in arrivo” della posta elettronica) dove far atterrare tutte le cose che arrivano. Avere un unico punto di raccolta aiuta la nostra attenzione e l’elaborazione degli input.
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