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COME AVERE UNA SCRIVANIA ORDINATA
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COME ESSERE ORGANIZZATI IN UFFICIO
TUTTO AL SUO POSTO
La scrivania deve essere come la cabina per un pilota. È necessario che ogni dettaglio sia funzionante e pronto all’uso. Dunque prendetevi cinque minuti ogni sera per sistemarla così da poterla trovare sgombra e libera la mattina seguente, pronta ad accogliere la confusione della giornata. La scrivania deve essere uno spazio confortevole, specie in un periodo nel quale ormai lo smart working è diventato una prassi molto frequente. E mettere il pc all’altezza degli occhi e nella posizione giusta rispetto alla luce, è il primo modo per lavorare meglio e non affaticare la vista.
LA SCRIVANIA NON È UN ARCHIVIO
La sua superficie è un piano di lavoro, non un posto dove archiviare materiale. Quindi trovate ogni giorno 5 minuti per archiviare l’archiviabile, e buttate il resto. La scrivania deve avere pochi contenitori ma essenziali per averla in ordine: uno per le penne, e un altro per gli appunti più urgenti. E un cestino per le carte da eliminare sempre a portata di mano.
CAMPO VISIVO LIBERO
Sgomberate il campo visivo. Alcune statistiche hanno rivelato che, in media, una persona viene interrotta undici volte: le interruzioni sono spossanti e riducono di molto la nostra produttività. Abituiamoci perciò a eliminare tutte le notifiche sonore e visive di email, messaggistica istantanea e social network, allontanare dal nostro campo visivo tutto ciò che può richiamare la nostra attenzione distraendoci, tenere chiuso il client di posta mentre lavoriamo e aprirlo solo quando decidiamo che è arrivato il momento di controllare le email. Se avete spesso riunioni via Internet o telefonate lunghe, mettete gli auricolari a portata di mano. Sono indispensabili.
CALENDARIO
Ne basta uno. Utilizziamo un solo calendario, posizionato al centro della scrivania (oppure online nella vostra mail) che goda del cento per cento della nostra fiducia e soltanto per annotare appuntamenti e impegni con una scadenza temporale ben definita, niente altro. Piuttosto se avete molto materiale da consultare, anche per gli appuntamenti che di volta in volta prendete, è preferibile che la scrivania sia attrezzata anche con dei cassetti. Preziosi per fare ordine.
PUNTO DI RACCOLTA
Abituatevi a tenere un solo posto fisico (un “vassoio”) e un solo posto virtuale (casella “in arrivo” della posta elettronica) dove far atterrare tutte le cose che arrivano. Avere un unico punto di raccolta aiuta la nostra attenzione e l’elaborazione degli input. Il punto di raccolta deve essere posizionato a una distanza ragionevole dagli oggetti che usate invece con maggiore frequenza.
