Riunioni aziendali: perchè sottrarre così tanto tempo alla vita privata - Non sprecare
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Riunioni aziendali, l’inutile spreco di tempo a danno della vita privata e del lavoro

Quanto servono gli interminabili meeting in ufficio? Ci fanno davvero produrre di più? La Francia ha messo i paletti: riunioni bandite dopo le 18 e email vietate nel weekend. Ma intanto aumentano le riunioni per coordinare, a vuoto, gli altri.

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RIUNIONI AZIENDALI –

Paese che vai, riunione che trovi. In Svizzera non si sgarra neanche di un minuto, e questo non è un luogo comune. In Cina, i cellulari sono tutti sul tavolo, come le pistole all’epoca del Far West. In Giappone, è obbligatorio imparare a memoria gli ordini del giorno. E in Italia? Frequentemente si perde tempo, dilungandosi con argomenti che non sono attinenti alla riunione oppure ridiscutendo cose già decise. In ogni caso le riunione di lavoro stanno diventando sempre più un incubo per chi è costretto a farle, sapendo che spesso si riducono a un enorme spreco di tempo. E di fatica.

Alzi la mano chi chi, avendo qualche responsabilità all’interno di un’azienda, pubblica o privata, non si sia mai sfogato contro la frequente inutilità delle riunioni aziendali: quanto spreco di tempo in ufficio per partecipare a meeting (i riti aziendali hanno un vocabolario anglosassone) che alla fine producono aria fritta: parole, parole, parole. E tempo sottratto alla famiglia, ai figli, alla moglie, al piacere di stare con gli amici e magari di sorridere con loro. Alla vita vera, insomma. Una bella lezione di cambiamento, per ridurre questo tipo di spreco collettivo, ci arriva dalla Francia dove, con la regìa del governo, imprenditori e sindacati hanno sottoscritto un interessante accordo per contenere la febbre delle riunioni aziendali. Due i punti più importanti dell’intesa: le riunioni in azienda sono vietate dopo le 18, e le mail di lavoro, tra dirigenti e dipendenti, non sono previste durante il fine settimana.

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GESTIONE DELLE RIUNIONI AZIENDALI IN FRANCIA –

È chiaro che i francesi hanno il vizietto del dirigismo, mentre in Italia questo tipo di accordi si fanno dal basso, nelle aziende, senza mettere in campo sempre governo e sindacati. Ma approfondiamo la sostanza di un impegno che in Francia è stato siglato da colossi industriali e finanziari come Bnp Paris, Carrefour e Michelin. E la sostanza ci dice che sta crescendo un’importante consapevolezza, molto legata al contenimento degli sprechi (in questo caso di tempo e di lavoro): la nostra vita privata è sacra. Sempre e comunque. E non è detto che a colpi di riunioni e di mail i lavoratori siano più produttivi. Anzi. Può accadere il contrario, e cioè il fatto che gonfiando la propria vita professionale di riunioni e mail, senza dare ossigeno ai propri spazi privati, aumentano stress, tensioni, paure. E quindi si produce meno e peggio.

PER SAPERNE DI PIÚ: Come organizzare il lavoro in ufficio quando si seguono 2 progetti contemporaneamente

GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA IN UFFICIO –

Pensate che secondo i calcoli di diverse società internazionali di consulenza aziendale, un semplice impiegato è costretto a impegnare almeno 20 ore di lavoro alla settimana nella gestione della posta elettronica. Tutti ormai lavoriamo con le mail, che ci hanno cambiato la vita professionale, in meglio, riducendo i costi (leggi le telefonate) e migliorando il livello della comunicazione (specie con l’estero). Ma quante mail che gestiamo per motivi di lavoro sono veramente utili? Le statistiche dicono: non più del 10 per cento.

COME RENDERE EFFICIENTE LA GIORNATA LAVORATIVA –

È lo stesso discorso delle riunioni, che sono fondamentali per scambiare idee, dare ordini, organizzare la vita aziendale: ma quando servono veramente? E a proposito di riunioni, per non sprecare tempo, ricordate alcune regole d’oro. Per esempio, la puntualità (aspettare gli altri è stress e perdita di tempo) e innanzitutto la cancellazione di riunioni troppo generiche. Quelle dove, alla fine, circola solo aria fritta.

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