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Riunioni di lavoro, quando si spreca solo tempo. Le alternative? Incontri brevi e videochat

Il 15 per cento di questi incontri sono del tutto inutili. Stressano le persone e non portano alcun beneficio all’organizzazione del lavoro. Durante le riunioni, il 22 per cento dei dirigenti manda sms e mail.

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RIUNIONI TEMPO PERSO

Un grande spreco di tempo. E anche di energie e di risorse umane. Nelle aziende dilaga la brutta abitudine di fare riunioni su riunioni, spesso inutili. Secondo le statistiche, infatti, circa il 15 per cento di questi meeting non servono a nulla, non portano ad alcun risultato utile né per l’azienda né per i lavoratori. Non solo. Chi vi partecipa è molto distratto. In media, il 22 per cento dei dirigenti che fanno parte delle persone che si riuniscono in ufficio scrive tre messaggi sms o mail durante questi incontri.

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RIUNIONI DI LAVORO INUTILI

In America, le aziende stanno riducendo lo spreco di tempo nei meeting di lavoro innanzitutto con l’uso del buonsenso. Alla Ford, per esempio, il tempo delle riunioni si è ridotto da cinque a una sola giornata al mese. Alla General Electric si dimostra, cifre alla mano, quanto si potrebbe risparmiare rinunciando alle riunioni-fiume in azienda. E alla giapponese Toyota gli incontri ormai si svolgono in piedi, senza eccessive formalità, per fare prima e per focalizzare meglio gli obiettivi della giornata. Infatti la mancanza di comodità costringe automaticamente ad accelerare i tempi. Molti aziende propongono solo 5 minuti di meeting ogni mattina (il tempo di un caffè) per aggiornamenti rapidi su decine di progetti.

PER APPROFONDIRE: Riunioni aziendali, l’inutile spreco di tempo a danno della vita privata e del lavoro

RISPARMIO TEMPO NELLE RIUNIONI DI LAVORO

E in Italia? Anche qui è guerra contro le inutili riunioni in ufficio che disperdono energie e concentrazione. Si preferiscono ormai incontri informali, in spazi appositamente dedicati. Oppure videoconferenze, rapide anche per motivi tecnici. Sono sempre di più i meeting che si svolgono in videochat, anziché dal vivo, grazie a Skype e ad altri sistemi di comunicazione più evoluti. Le aziende che guardano al futuro devono cogliere i vantaggi delle nuove tecnologie e definire dei piani di organizzazione e ottimizzazione dei tempi per rendere le riunioni di lavoro più efficaci e produttive.

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