Che cosa si risparmia con la firma elettronica

La firma elettronica significa sicuramente un importante risparmio di tempo, carta e, quindi, soldi. Inoltre si risparmia spazio, in quanto una serie di documenti non hanno più bisogno di faldoni, cartelle, scaffali, ma vengono automaticamente archiviati in forma digitale.

Con la firma elettronica si possono risparmiare soprattutto:

• Carta e stampa: meno documenti da stampare, firmare e archiviare.
• Spese di spedizione: non è necessario inviare fisicamente i documenti.
• Tempo: la firma può essere apposta in pochi minuti, senza spostamenti o attese.
• Costi di archiviazione: i documenti possono essere conservati digitalmente.
• Gestione amministrativa: meno attività manuali di scansione, controllo e ricerca dei documenti.
• Errori e ritardi: i flussi digitali riducono il rischio di documenti persi, incompleti o firmati nel posto sbagliato. 

Supponiamo che, senza firma elettronica, ogni contratto richieda:

• stampa e carta: 1,50 €
• busta e spedizione: 5 €
• tempo amministrativo per stampa, firma, scansione e archiviazione: 8 €
• archiviazione e gestione fisica: 1,50 €

Costo totale per contratto: circa 16 €

Per 1.000 contratti: 16.000 € all’anno

Con la firma elettronica, ipotizziamo invece un costo medio di 2–4 € per contratto, considerando il servizio di firma e la gestione digitale.

Quindi:

• Costo tradizionale: 16.000 €
• Costo digitale: 3.000 €
• Risparmio: 3.000 € all’anno
• Riduzione dei costi: circa 80%

In più, c’è un risparmio spesso ancora più importante: il tempo. Se un dipendente impiega mediamente 15 minuti per gestire ogni contratto, con 1.000 contratti sono circa 250 ore di lavoro all’anno.

L’unica cosa che non quadra è il costo della firma elettronica, e il fatto che vada rinnovata ogni tre anni con un’ulteriore spesa.

• • Firma digitale remota: in genere circa 40–60 € + IVA per 3 anni. Ad esempio, Aruba indica 45,90 € + IVA per 3 anni.
  • Firma una tantum: se devi firmare un solo documento, esistono servizi che fanno pagare circa 7 € + IVA per una singola firma.
  • Rinnovo: circa 30 € + IVA per 3 anni.

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