E’ indubbio come, complice anche la pandemia, la firma elettronica abbia registrato una considerevole impennata negli ultimi tempi. Tempi che hanno visto una significativa trasformazione digitale dettata dal progresso tecnologico da un lato, e dagli eventi dall’altro.
Tuttavia, la strada da percorrere è ancora lunga, e sono ancora molti i dubbi da chiarire ed i luoghi comuni da sfatare a riguardo. Come funziona, quali sono i tipi e soprattutto i vantaggi della firma elettronica? Facciamo chiarezza.
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COS’E’ LA FIRMA ELETTRONICA
La firma elettronica costituisce uno strumento di sicurezza informatica a vantaggio dei privati, delle piccole e medie imprese e delle aziende. Seppure ancora poco conosciuta, perlomeno nella nostra penisola, sta alla base della – ora come non mai necessaria – digitalizzazione del Paese.
La definizione che ne dà l’eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) e alla quale il Codice dell’amministrazione digitale italiano rimanda, è “insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”.
Tale strumento sta favorendo la “dematerializzazione” dei processi e la facilitazione dello smart working. Secondo ReportLinker, il mercato globale della firma elettronica potrebbe presto raggiungere – si stima nel 2026 – i 14 miliardi di dollari.
A COSA SERVE
Serve a conferire validità legale agli accordi e, allo stesso tempo, a snellire le procedure, guadagnare tempo e dematerializzare i documenti. Serve anche a ridurre l’utilizzo della carta all’interno degli uffici, con innegabili vantaggi economici ed ecologici per le imprese e per la comunità.
Si tratta di uno strumento che può essere utilizzato in diversi contesti (polizze assicurative, prestiti bancari, cessione del credito e sottoscrizione di conti bancari ad esempio) e da vari professionisti, amministrazioni e istituzioni.
TIPI DI FIRMA ELETTRONICA
La firma elettronica può essere semplice, avanzata e qualificata. I tre tipi si differenziano in base al livello di complessità tecnica e di sicurezza. In tutta l’Unione Europea, la più utilizzata è la firma elettronica avanzata (FEA): essa assicura una garanzia in ambito di contratti ad alto rischio nel settore finanziario e assicurativo. Si tratta di contratti che necessitano un KYC o la verifica del documento di identità del cliente, ai quali l’apposizione della firma elettronica aggiunge anche l’identificazione e la verifica automatica dell’ID. Tale firma, è stata introdotta sul mercato Italiano dall’azienda europea Yousign.com.
COME FUNZIONA LA FIRMA ELETTRONICA
Per poter firmare digitalmente i documenti apponendo la firma elettronica bisogna avvalersi di un tramite, ovvero di un provider affidabile (proposto magari da una delle software house italiane) che sia anche un’autorità di certificazione.
Nel caso di firma elettronica avanzata, il mittente dovrà caricare il pdf del contratto da firmare sul provider, determinare il flusso di firma e inviare la pratica al cliente. Ricevuta la relativa email, al cliente basterà cliccare sul link ricevuto e caricare il proprio documento d’identità (fronte retro) sulla piattaforma. A questo punto, dopo che il software avrà confermato l’identità, si potranno leggere i documenti ricevuti e inserire il codice OTP per finalizzare il processo (che, per la cronaca, non dura più di 2 minuti in totale).
SICUREZZA DELLA FIRMA ELETTRONICA
I provider affidabili garantiscono l’autenticità della firma e del firmatario. Ciò attribuisce valore legale e giuridico alla firma elettronica, anche su un PDF. In particolare, la firma elettronica avanzata include, oltre il codice OTP, anche la verifica dell’identità tramite software di riconoscimento. La garanzia di sicurezza viene garantita proprio da tale passaggio, che viene effettuato da un software attraverso il codice MRZ (Machine Readable Zone) e che permette di verificare in automatico la consistenza del documento con intelligenza artificiale. Tale procedura è valida anche per i documenti più datati, come ad esempio la vecchia carta d’identità italiana. A seguito di tale procedura, il documento viene dotato di un certificato elettronico a garanzia dell’integrità.
RISPARMIO DI TEMPO CON LA FIRMA ELETTRONICA
Velocità: la prima qualità che viene sicuramente in mente quando si parla di firma elettronica. Questa offre un impareggiabile risparmio di tempo. Ci evita l’incombenza di dover stampare il documento, di doverlo firmare e scannerizzare per poi rimandarlo al mittente. Ma, soprattutto, di doverci spostare, evitando di dover presenziare ad appuntamenti che, spesso e volentieri, ci costringono a stare fuori dall’ufficio preziose ore di lavoro.
VANTAGGI DELLA FIRMA ELETTRONICA
Ma veniamo agli altri numerosi vantaggi della firma elettronica, che abbracciano diversi campi e che la rendono, di fatto, una soluzione molto vantaggiosa e di sicuro comoda, specie per chi si trova a distanza. Per le motivazioni che seguono, infatti, essa semplifica la vita di tutti i giorni in quanto garantisce:
- Testo leggibile: quando si scansiona un documento, può accadere che alcune parti del testo siano poco leggibili, o interessate da sbavature che lo rendono meno comprensibile. Optando per la firma elettronica ciò non accade in quanto il contenuto viene letto direttamente dai dispositivi tecnologici.
- Conservazione nel tempo: sappiamo bene che per legge, il periodo minimo di conservazione dei documenti sia pari ad almeno 10 anni. La firma elettronica non corre il rischio di sbiadire dopo così tanto tempo, cosa che è assolutamente possibile con la firma autografa.
- Semplicità: l’utilizzo della firma elettronica, è semplicissimo e facilmente comprensibile da parte di tutti, anche di chi non abbia particolare dimestichezza con i dispositivi telematici. Non solo: la firma elettronica si può apporre da remoto servendosi del proprio computer o anche solo dello smartphone.
- Risparmio: quella della firma elettronica è una soluzione economica. Non richiede stampe, né francobolli o altre spese postali, non richiede carta o buste.
- Ecologia: permettendo la dematerializzazione dei documenti contrattuali, non è necessario stamparli. Ciò evita un enorme spreco di carta. La firma elettronica consente la tutela dell’ambiente perché risorse quali alberi e acqua vengono risparmiati.
La firma elettronica è utilissima anche nel campo dello smart working, ecco cosa sapere a proposito: