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Space clearing digitale: come gestire al meglio la tecnologia e non esserne schiacciati

Con l'aiuto di una professional organizer, vediamo come utilizzare la tecnologia come strumento al nostro servizio e non esserne schiavi

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SPACE CLEARING CONSIGLI –

Lo SPACE CLEARING è l’arte di fare spazio, di renderci consapevoli del nostro rapporto con le cose, selezionare ciò che è superfluo, eliminare il disordine e contribuire a fare più spazio, fisico e mentale. Avendo la tecnologia moltiplicato le informazioni e cambiato il nostro modo di vivere è necessario applicare lo space clearing anche a ciò che ruota attorno a noi, anche se non si materializza in un oggetto, ma ingombra i nostri ‘spazi’. Il troppo infatti, anche digitale, contribuisce a complicarci la vita e ci fa perdere tempo in attività inutili, annullando i benefici che in genere la tecnologia produce. Noi di non sprecare vi abbiamo spesso dato consigli in merito a come gestire al meglio la posta elettronica e come vivere le ore di ufficio in maniera produttiva senza rubare tempo alla vita: oggi però abbiamo voluto affidarci ad un’esperta del fare ordine, per approfondire la questione in maniera più completa e puntuale. Si tratta di Silva Bucci, co – fondatrice di APOI (Associazione Professional Organizers Italia) che dal 18 al 24 marzo indice la Seconda edizione italiana della Settimana dell’Organizzazione, per avvicinare alla cultura dell’organizzazione chi ancora ne è lontano. Il titolo della settimana è

“Sette giorni per…organizzarsi, a casa, al lavoro, nella vita”e segue questo calendario: 1. Venerdì 18 Marzo 2016 – tema CASA 2. Sabato 19 Marzo 2016 – tema LAVORO 3. Domenica 20 Marzo 2016 – tema SPACE CLEARING 4. Lunedì 21 Marzo 2016 – tema BAMBINI & FAMIGLIA 5. Martedì 22 Marzo 2016 – tema UFFICIO 6. Mercoledì 23 Marzo 2016 – tema GESTIONE DEL TEMPO 7. Giovedì 24 Marzo 2016 – tema STILE DI VITA.

SPACE CLEARING REGOLE –

“Poniamoci innanzitutto delle domande” – spiega Silvia Bucci – Quante icone abbiamo sul desktop? consideriamolo come la nostra scrivania, riusciamo a lavorare serenamente con la scrivania piena? quante email nell’in-box? le foto digitali dove le conserviamo? Quanti preferiti abbiamo nel browser? Quanti profili social gestiamo? Quante Apps abbiamo scaricato sullo smartphone, e quante ne usiamo? Esattamente come per gli oggetti o gli impegni, non dobbiamo subire il flusso delle informazioni, vale la pena scegliere e organizzare costantemente tutto il nostro mondo digitale per trovare facilmente quel che ci serve, vivere meglio, sentirci più leggeri e occuparci solo di ciò che per noi è veramente importante”.

LO SPACE CLEARING  –

Ma come si può controllare il flusso di mail e notifiche al lavoro? “Al lavoro, e non solo, evitiamo le notifiche delle mail e mettiamo in silenzioso quelle del cellulare. Le notifiche distraggono da quel che stiamo facendo e ci invitano a vedere il contenuto della mail anche se in quel momento ci stiamo occupando di tutt’altro. Controlliamo la casella di posta elettronica solo quando lo decidiamo noi, l’ideale sarebbe prendere in mano ogni situazione una sola volta, con le mail in particolare fa solo perdere tempo guardare il contenuto e rimandarne l’evasione. Meglio verificare quali sono le nostre priorità e occuparci di quelle prima di controllare la posta.

Inoltre sia per l’indirizzo di posta personale che professionale annulliamo l’iscrizione alle newsletter che non ci interessano, risparmieremo tempo e dedicheremo attenzione a ciò che lo merita.

L’in-box non è un archivio: usiamolo come la vecchia cassetta della posta e quando una mail e tutte le questioni ad essa collegate è evasa, archiviamola. In questo modo avremo la casella e la mente molto più libere.

PER APPROFONDIRE: Nuove tendenze, basta con la schiavitù del tempo che ci insegue

TECNICHE DI SPACE CLEARING  –

Come comportarsi invece nella vita privata con whatsapp e tutti i sistemi di messaggistica istantanea? Come liberarsene senza apparire scostanti con gli amici? Ecco un po’ di space clearing consigli sempre dall’esperta di Apoi: “Whatsapp, è veramente utile ed efficace, sta però diventando impegnativo gestire i diversi gruppi: ci sono quelli degli amici, dei colleghi con cui ci si scrive di lavoro e non, quelli tra le mamme dei compagni di scuola, dei compagni di catechismo e dei vari sport. Se i figli sono più di uno allora la cosa si complica, anche perchè si aggiungono i gruppi estemporanei per la festa di compleanno di sabato e il relativo regalo di gruppo. Poi ci sono anche i nostri di compagni del liceo e delle medie…. Per non essere travolti da tutto ciò è fondamentale fare pulizia regolarmente, eliminando i gruppi che non ci servono più: salutiamo gentilmente tutti e abbandoniamo serenamente il gruppo, e la stessa cosa facciamo per i messaggi: una volta evasi devono essere cancellati. E’ utile nascondere i gruppi temporanei quelli che ci sono serviti una sola volta e poi forse mai più, e ricordiamo che c’è anche la possibilità di impostare in silenzioso i gruppi che ci interessano meno o che scrivono troppo per i nostri gusti. Con gli amici l’importante è essere chiari e comunicare loro come usiamo Whatsapp, o gli altri strumenti come Messanger, Telegram, e utilizzare ciascuno in maniera differenziata in base ai tempi di risposta”.

Lo space clearing è solo una delle tecniche per organizzare meglio la propria vita. Un’altra opzione è quella di rendere i bambini efficienti in casa fin da piccoli: “Già dai 2 o 3 anni i bambini possono essere coinvolti e cominciare a dare un proprio contributo per aiutare “i grandi”, ovvero mamma e papà”, spiega Sabrina Toscani, presidente dell’Apoi su Wannabemum.