Réunions d'affaires : inutiles lorsqu'elles ne durent pas assez longtemps, une perte de temps.

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COMMENT ÉVITER LES RÉUNIONS INUTILES

Nous sommes de plus en plus submergés par le temps perdu en réunions inutiles. Avant la Covid-19, la grande majorité des réunions se déroulaient en présentiel, puis est arrivée la pandémie. nous appeler Les réunions à distance se multiplient grâce à diverses plateformes. Le gaspillage lié aux réunions inutiles s'est donc accru. Il est toutefois possible de le réduire, par exemple en évitant les réunions trop génériques, convoquées à la dernière minute ou trop longues (la durée maximale est de 30 minutes). Par ailleurs, les réunions inutiles sont celles convoquées par un supérieur hiérarchique dans le seul but d'affirmer son autorité, ou celles où les objectifs sont absents et où les actions à entreprendre après la réunion ne sont pas définies.

RÉUNIONS DE TRAVAIL ET PERTE DE TEMPS

D'après les données recueillies par Microsoft pour la nouvelle édition de Indice des tendances de travail, depuis 2020, la moyenne hebdomadaire du temps passé sur Teams Les réunions de travail, ces fameux appels téléphoniques, ont connu une augmentation de 252 %. Le nombre de réunions a quant à lui progressé de 153 % en valeur absolue. Parallèlement, la productivité des employés a diminué, car leurs heures de travail ont augmenté sans que les heures supplémentaires soient systématiquement reconnues. Cette frénésie de réunions est la conséquence directe de cette obsession. travail intelligentLes heures supplémentaires ont augmenté de 28 % et le travail du week-end de 15 %.

RÉUNIONS D'ENTREPRISE

En revanche, le tabou des réunions d'entreprise et de leur réelle utilité est profondément ancré et difficile à briser. Partout. Aux États-Unis, on estime que 11 millions de réunions d'affaires par jour, qui ont doublé avec ceux venant de loin. Différents pays…

RÉUNIONS D'ENTREPRISE AUX ÉTATS-UNIS

In AmériqueLes entreprises réduisent les pertes de temps lors des réunions d'affaires principalement en faisant preuve de bon sens. Chez Ford, par exemple, la durée des réunions est passée de cinq à un seul jour par mois. General Electric démontre, chiffres à l'appui, les économies que vous pourriez réaliser en renonçant à réunions fluviales au sein de l'entreprise. Et les réunions se tiennent désormais chez Toyota au Japon. debout, sans formalités excessives, pour accomplir les tâches plus rapidement et mieux se concentrer sur les objectifs du jour. En fait, inconfort vous oblige automatiquement à accélérer le processus. De nombreuses entreprises proposent seulement les minutes 5 des réunions tous les matins (l'heure du café) pour faire le point rapidement sur des dizaines de projets.

RÉUNIONS D'ENTREPRISE FRANCE

Il est clair que les Français ont un penchant pour le dirigisme, tandis qu'en Italie, ce type d'accords se conclut de manière ascendante, au sein des entreprises, sans toujours impliquer le gouvernement ni les syndicats. Mais penchons-nous sur le fond d'un engagement signé en France par des géants industriels et financiers comme BNP Paris, Carrefour et Michelin. Ce fond révèle une prise de conscience significative, étroitement liée à la réduction du gaspillage (ici, de temps et de travail) : notre vie privée est sacrée. Toujours et en toutes circonstances. Et cela ne signifie pas nécessairement que les travailleurs sont plus productifs en inondant leur vie professionnelle de réunions et de courriels . Au contraire. L'inverse peut se produire : en surchargeant sa vie professionnelle de réunions et de courriels, sans préserver son espace personnel, le stress, les tensions et les angoisses augmentent. Et par conséquent, la productivité diminue.

GAGNEZ DU TEMPS LORS DE VOS RÉUNIONS DE TRAVAIL

Et en Italie ? Ici aussi, on lutte contre les réunions de bureau inutiles qui gaspillent l'énergie et la concentration. Les réunions informelles dans des espaces dédiés sont désormais privilégiées. Ou encore les visioconférences , rapides, notamment pour des raisons techniques. De plus en plus de réunions se tiennent par visioconférence plutôt qu'en présentiel, grâce à Skype et autres systèmes de communication plus performants. Les entreprises visionnaires doivent tirer parti des nouvelles technologies et élaborer des plans d'organisation et d'optimisation du temps pour rendre les réunions de travail plus efficaces et productives.

GESTION DES COURRIELS AU BUREAU

D'après les calculs de plusieurs cabinets de conseil en management internationaux, un employé lambda consacre en moyenne 20 heures par semaine à la gestion de ses courriels. Aujourd'hui, nous utilisons tous le courrier électronique, qui a considérablement amélioré notre vie professionnelle en réduisant les coûts (notamment les appels téléphoniques) et en optimisant la communication (en particulier à l'international). Mais quelle proportion de nos courriels professionnels est réellement utile ? Les statistiques indiquent que seulement 10 % au maximum.

COMMENT RENDRE LES RÉUNIONS UTILES

Il en va de même pour les réunions, indispensables pour échanger des idées, donner des ordres et organiser la vie de l'entreprise : mais quand sont-elles réellement nécessaires ? Et justement, pour éviter de perdre du temps, souvenez-vous de quelques règles d'or. Par exemple, la ponctualité ( attendre les autres est stressant et une perte de temps) et, surtout, l'annulation des réunions trop impersonnelles, celles qui, au final, ne font que brasser du vent.

RÉUNIONS PERDUES DE TEMPS

Un énorme gaspillage de temps , d'énergie et de ressources humaines. La mauvaise habitude d'enchaîner les réunions, souvent inutiles , est très répandue dans les entreprises . Selon les statistiques, environ 15 % de ces réunions sont inutiles et ne produisent aucun résultat concret, ni pour l'entreprise ni pour les employés . De plus, les participants sont très distraits. En moyenne, 22 % des managers présents au bureau rédigent trois SMS ou courriels pendant ces réunions.

LIRE LA SUITE : Réunions d’affaires : une perte de temps inutile qui empiète sur votre vie privée et votre travail

COMBIEN DE TEMPS DOIT DURER UNE RÉUNION ?

Pour être productive, une réunion de travail ne devrait pas s'éterniser. Cela permet aussi d'éviter de perturber le déroulement de la journée. Alors, quelle devrait être sa durée ? S'il s'agit d'une réunion de routine ou d'une réunion portant sur un sujet précis, elle ne devrait pas s'éterniser. ne jamais dépasser une demi-heureEn revanche, si vous abordez des sujets plus généraux, avec par exemple des échéances régulières (comme les réunions d'élaboration du budget annuel), la réunion peut durer jusqu'à une heure. Mais pas plus.

AUTRES CONSEILS UTILES POUR ÉVITER DE PERDRE DU TEMPS :

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