Cómo evitar reuniones innecesarias

Las reuniones cada vez más frecuentes son una pérdida de tiempo. Remedios: nunca tener reuniones genéricas ni durar más de media hora. Y ser puntual.

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Reuniones de tiempo perdido

CÓMO EVITAR REUNIONES INNECESARIAS

Cada vez nos sentimos más abrumados por la pérdida de tiempo con reuniones inútiles. Antes de la COVID-19, la gran mayoría de las reuniones eran presenciales; luego llegó la... Llame De forma remota, con diversas plataformas que las ofrecen. Y el desperdicio de reuniones inútiles se ha multiplicado. Pero se puede reducir, por ejemplo, evitando reuniones demasiado genéricas, convocadas a última hora o demasiado largas (el límite de tiempo es de media hora). Además, las reuniones inútiles son aquellas convocadas por un jefe simplemente para presumir de su poder, o cuando no se alcanzan los objetivos y no se acuerdan las acciones posteriores.

REUNIONES DE TRABAJO Y PÉRDIDA DE TIEMPO

Según datos recopilados por Microsoft para la nueva edición de la Índice de tendencia laboral, desde 2020 el promedio semanal de tiempo dedicado a Equipos Las reuniones de trabajo, las infames llamadas, han aumentado un 252 %. Las reuniones han crecido un 153 % en términos absolutos. Y el rendimiento de los trabajadores también ha disminuido porque sus horas de trabajo han aumentado, sin que siempre se les reconozcan las horas extras. Como resultado de esta bulimia de reuniones. trabajo inteligenteLas horas extras aumentaron un 28 por ciento y el trabajo en fin de semana un 15 por ciento.

REUNIONES DE EMPRESA

Por otro lado, el tabú de las reuniones corporativas y su verdadera utilidad está profundamente arraigado y es difícil de romper. En todas partes. En Estados Unidos, se estima que... 11 millones de reuniones de negocios al día, que se duplicaron con los de la distancia. Diferentes países…

REUNIONES CORPORATIVAS ESTADOS UNIDOS

In AméricaLas empresas están reduciendo la pérdida de tiempo en las reuniones de negocios, principalmente mediante el uso del sentido común. En Ford, por ejemplo, la duración de las reuniones se ha reducido de cinco a... un solo dia por mes. General Electric muestra, con cifras en la mano, cuánto podría ahorrar si renunciara reuniones fluviales En la empresa. Y en la Toyota japonesa, las reuniones ahora se celebran vertical, sin excesivas formalidades, para hacer las cosas más rápido y concentrarse mejor en los objetivos del día. De hecho, el falta de comodidad te obliga automáticamente a acelerar el proceso. Muchas empresas ofrecen Minutos solo de 5 de reuniones cada mañana (hora de un café) para actualizaciones rápidas sobre docenas de proyectos.

REUNIONES DE EMPRESA FRANCIA

Es evidente que los franceses tienen una inclinación por el dirigismo, mientras que en Italia este tipo de acuerdos se hacen desde abajo, dentro de las empresas, sin involucrar siempre al gobierno ni a los sindicatos. Pero profundicemos en la esencia de un compromiso que en Francia firmaron gigantes industriales y financieros como BNP Paris, Carrefour y Michelin. Y la esencia nos indica que está creciendo una concienciación significativa, estrechamente vinculada a... contención de residuos (en este caso, tiempo y trabajo): nuestra vida privada es sagrada. Siempre y en cualquier caso. Y no es un hecho que los trabajadores sean más productivos al tener que lidiar con reuniones y correos electrónicos.Al contrario. Puede ocurrir lo contrario: al llenar tu vida profesional de reuniones y correos electrónicos, sin insuflar aire a tus espacios privados, aumentas el estrés, la tensión y el miedo. Y, por lo tanto, rindes menos y peor.

AHORRE TIEMPO EN REUNIONES DE TRABAJO

¿Y en Italia? Aquí también se lucha contra las reuniones de oficina inútiles que desperdician energía y concentración. Ahora se prefieren las reuniones informales en espacios especialmente diseñados. O videoconferencias, también rápido por razones técnicas. Cada vez hay más reuniones en videochat, en lugar de vivir, gracias a Skype y otros sistemas de comunicación más avanzados. Las empresas que miran hacia el futuro deben aprovechar las ventajas de nuevas tecnologías y definir planes de gestión del tiempo y organización para que las reuniones de trabajo sean más efectivas y productivas.

GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO EN LA OFICINA

Consideremos que según los cálculos de varias consultoras de negocios internacionales, una simple impiegato Se ve obligado a dedicar al menos 20 horas semanales a gestionar su correo electrónico. Hoy en día, todos trabajamos con el correo electrónico, y ha mejorado nuestra vida profesional, reduciendo costes (como las llamadas telefónicas) y mejorando la comunicación (sobre todo a nivel internacional). Pero ¿cuántos de nuestros correos electrónicos laborales son realmente útiles? Las estadísticas indican que no más del 10 %.

CÓMO HACER QUE LAS REUNIONES SEAN ÚTILES

Lo mismo ocurre con las reuniones, que son esenciales para intercambiar ideas, dar órdenes y organizar la vida empresarial: pero ¿cuándo son realmente necesarias? Y hablando de reuniones, para no perder el tiempo, recuerda algunas reglas de oro. Por ejemplo:puntualidad (Esperar a otros es estresante y una pérdida de tiempo) y, sobre todo, la cancelación de reuniones demasiado genéricas. Esas que, al final, solo generan palabrería.

REUNIONES DE TIEMPO PERDIDO

Un gran pérdida de tiempoY también de energía y recursos humanos. En las empresas, la mala costumbre de celebrar reuniones tras reuniones se está extendiendo, a menudo... innecesario. Según las estadísticas, de hecho, alrededor de 15 ciento Estas reuniones son inútiles, no conducen a ningún resultado útil ni para la empresa ni para la empresa. trabajadoresNo solo eso. Quienes participan están muy distraídos. En promedio, 22 ciento De los directivos que se encuentran entre las personas que se reúnen en la oficina, tres se escriben mensajes de texto o correos electrónicos durante estas reuniones.

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POR APROFONDIRE: Reuniones corporativas: una pérdida de tiempo que distrae de tu vida privada y laboral.

¿CUÁNTO TIEMPO DEBE DURAR UNA REUNIÓN?

Para ser productiva, una reunión de trabajo no debe durar mucho. Esto también ayuda a evitar interrumpir el día entero. Entonces, ¿cuánto debería durar? Si es una reunión rutinaria o relacionada con un tema específico, no debería durar mucho. nunca exceda la media horaSin embargo, si se tratan temas más amplios, quizás con plazos regulares (por ejemplo, reuniones para definir el presupuesto anual), la reunión puede durar hasta una hora. Pero no más.

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