Come evitare le riunioni inutili

Sempre più frequenti incontri che sono solo tempo sprecato. Rimedi: mai riunioni generiche, e mai oltre la mezz'ora di durata. E puntualità

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Riunioni tempo perso

COME EVITARE LE RIUNIONI INUTILI

Siamo sempre più sommersi dal tempo sprecato con riunioni inutili. Prima del Covid-19 esistevano, per la stragrande maggioranza dei casi, soltanto quelle in presenza, poi sono arrivate le llamar al a distanza, con diverse piattaforme che le offrono. E lo spreco delle riunioni inutili si è moltiplicato. Ma si può ridurre, per esempio evitando riunioni troppo generiche, convocate all’ultimo minuto o troppo lunghe (il tempo limite è mezz’ora). Ancora: le riunioni inutili sono quelle che un capo convoca solo per mostrare il suo potere, oppure quando mancano gli obiettivi e non si concordano le azioni da fare dopo l’incontro.

RIUNIONI DI LAVORO E SPRECO DI TEMPO

Secondo i dati raccolti da Microsoft per la nuova edizione del Índice de tendencia laboral, dal 2020  la media settimanale di tempo trascorso su Equipos per riunioni di lavoro, le famigerate call, è aumentata del 252 per cento. Le riunioni sono cresciute del 153 per cento in termini assoluti. E il rendimento dei lavoratori è diminuito anche perché i loro tempi al lavoro si sono dilatati, senza che gli vengano riconosciuti sempre gli straordinari. Per effetto di questa bulimia di riunioni da trabajo inteligente, il lavoro extra time è aumentato del 28 per cento, quello durante il fine settimana del 15 per cento.

RIUNIONI AZIENDALI

D’altra parte il tabù delle riunioni aziendali e della loro reale utilità è molto radicato, e duro da demolire. Ovunque. In America si calcolano 11 milioni di riunioni di lavoro al giorno, che sono raddoppiate con quelle a distanza. Paese che vai…

RIUNIONI AZIENDALI STATI UNITI

In América, le aziende stanno riducendo lo spreco di tempo nei meeting di lavoro innanzitutto con l’uso del buonsenso. Alla Ford, per esempio, il tempo delle riunioni si è ridotto da cinque a un solo dia al mese. Alla General Electric si dimostra, cifre alla mano, quanto si potrebbe risparmiare rinunciando alle riunioni-fiume in azienda. E alla giapponese Toyota gli incontri ormai si svolgono vertical, senza eccessive formalità, per fare prima e per focalizzare meglio gli obiettivi della giornata. Infatti la mancanza di comodità costringe automaticamente ad accelerare i tempi. Molti aziende propongono Minutos solo de 5 di meeting ogni mattina (il tempo di un caffè) per aggiornamenti rapidi su decine di progetti.

RIUNIONI AZIENDALI FRANCIA

È chiaro che i francesi hanno il vizietto del dirigismo, mentre in Italia questo tipo di accordi si fanno dal basso, nelle aziende, senza mettere in campo sempre governo e sindacati. Ma approfondiamo la sostanza di un impegno che in Francia è stato siglato da colossi industriali e finanziari come Bnp Paris, Carrefour e Michelin. E la sostanza ci dice che sta crescendo un’importante consapevolezza, molto legata al contenimento degli sprechi (in questo caso di tempo e di lavoro): la nostra vita privata è sacra. Sempre e comunque. E non è detto che a colpi di riunioni e di mail i lavoratori siano più produttivi. Anzi. Può accadere il contrario, e cioè il fatto che gonfiando la propria vita professionale di riunioni e mail, senza dare ossigeno ai propri spazi privati, aumentano stress, tensioni, paure. E quindi si produce meno e peggio.

RISPARMIO TEMPO NELLE RIUNIONI DI LAVORO

E in Italia? Anche qui è guerra contro le inutili riunioni in ufficio che disperdono energie e concentrazione. Si preferiscono ormai incontri informali, in spazi appositamente dedicati. Oppure videoconferencias, rapide anche per motivi tecnici. Sono sempre di più i meeting che si svolgono in videochat, anziché dal vivo, grazie a Skype e ad altri sistemi di comunicazione più evoluti. Le aziende che guardano al futuro devono cogliere i vantaggi delle nuevas tecnologías e definire dei piani di organizzazione e ottimizzazione dei tempi per rendere le riunioni di lavoro più efficaci e produttive.

GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA IN UFFICIO

Pensate che secondo i calcoli di diverse società internazionali di consulenza aziendale, un semplice impiegato è costretto a impegnare almeno 20 ore di lavoro alla settimana nella gestione della posta elettronica. Tutti ormai lavoriamo con le mail, che ci hanno cambiato la vita professionale, in meglio, riducendo i costi (leggi le telefonate) e migliorando il livello della comunicazione (specie con l’estero). Ma quante mail che gestiamo per motivi di lavoro sono veramente utili? Le statistiche dicono: non più del 10 per cento.

COME RENDERE UTILI LE RIUNIONI

È lo stesso discorso delle riunioni, che sono fondamentali per scambiare idee, dare ordini, organizzare la vita aziendale: ma quando servono veramente? E a proposito di riunioni, per non sprecare tempo, ricordate alcune regole d’oro. Per esempio, lapuntualidad (aspettare gli altri è stress e perdita di tempo) e innanzitutto la cancellazione di riunioni troppo generiche. Quelle dove, alla fine, circola solo aria fritta.

RIUNIONI TEMPO PERSO

Un gran pérdida de tiempo. E anche di energie e di risorse umane. Nelle aziende dilaga la brutta abitudine di fare riunioni su riunioni, spesso innecesario. Secondo le statistiche, infatti, circa il 15 ciento di questi meeting non servono a nulla, non portano ad alcun risultato utile né per l’azienda né per i trabajadores. Non solo. Chi vi partecipa è molto distratto. In media, il 22 ciento dei dirigenti che fanno parte delle persone che si riuniscono in ufficio scrive tre messaggi sms o mail durante questi incontri.

riunioni tempo perso ufficio risparmio ore 2

POR APROFONDIRE: Riunioni aziendali, l’inutile spreco di tempo a danno della vita privata e del lavoro

QUANTO TEMPO DOVREBBE DURARE UNA RIUNIONE?

Una riunione di lavoro, per essere produttiva, non deve durare a lungo. Anche per non spezzare l’intera giornata. E allora quanto tempo dovrebbe durare? Se si tratta di una riunione di ordinaria amministrazione, oppure legata a uno specifico tema, non bisognerebbe mai superare la mezz’ora. Se invece si discute di questioni più larghe, e magari con scadenze periodiche, pensate alle riunioni per definire il budget dell’anno, ci si può allungare anche a un’ora. Ma non oltre.

ALTRI CONSIGLI UTILI PER NON SPRECARE TEMPO:

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