Correo electrónico: cómo gestionarlo sin perder tiempo

El correo electrónico es una innovación fantástica, una oportunidad extraordinaria para ahorrar tiempo Y trabajar, mediante largas, y a veces costosas, llamadas telefónicas. Y también es una forma de comunicarse de forma constante y eficaz. Pero se convierte en un desperdicio, e incluso en una obsesión, si no somos capaces de gestionarlo de forma sencilla y racional.

LEA TAMBIÉN: Reuniones corporativas: una pérdida de tiempo que distrae de tu vida privada y laboral.

Pero ¿cómo gestionas tu correo electrónico? ¿Cómo puedes aprovecharlo al máximo para evitar tanto desperdicio? Una valiosa guía proviene de los diez mandamientos del correo electrónico, escritos por Tim Harford, economista, periodista y escritor científico del Financial Times.

DESACTIVAR LAS NOTIFICACIONES

Así como una secretaria es capaz de filtrar las llamadas telefónicas o nuestros compromisos durante el día y organizarlos de la mejor manera para optimizar el tiempo, el correo electrónico tiene la misma tarea. Desactivar por lo tanto cualquier notificación, especialmente aquellos en el cellulare que te notifican de un nuevo mensaje en tu bandeja de entrada. Casi todas las aplicaciones, dispositivos y programas tienen un "impostazioni"donde puedes administrar las notificaciones. Tu teléfono también puede ser útil en este sentido: por ejemplo, configurar un messaggio in secretario para que puedas pedirle a cualquiera que no te encuentre que te envíe un mensaje de texto o un correo electrónico. Como señala Harford, el correo electrónico es un Archivio:consúltalo cuando te sea más conveniente.

ARCHIVA TUS CORREOS ELECTRÓNICOS

Archivar tus correos electrónicos es importante: podrás encontrar rápidamente los más importantes o los que necesitas leer con frecuencia. Explora tu cuenta de correo electrónico con atención y seguramente encontrarás una carpeta llamada "archivoDe lo contrario, siempre puedes crearlo. Te ahorrará mucho tiempo valioso.

VACÍA LA CAJA CON FRECUENCIA

Para mantener tu salud mental, es mejor vaciar tu bandeja de entrada con la mayor frecuencia posible, aconseja Harford. Para empezar, algunos mensajes son completamente inútiles y, por lo tanto, pueden eliminarse. eliminarlos sin siquiera leerlos, por ejemplo los que contienen publicidad o boletines informativos que no te interesan. A menos que sean spam, que es mejor descartar de inmediato porque pueden contener virus o enlaces diseñados para robar tus datos, puedes intentar darte de baja de sus listas de correo electrónico.

POR APROFONDIRE: Cómo tener un escritorio ordenado: 5 reglas para no perder el tiempo en la oficina

Luego hay otros mensajes que necesitan ser leídos pero que también pueden ser eliminados con bastante rapidez, como correos electrónicos que le informan sobre una reunión en un evento al que debes asistirEn este caso solo necesitarás marca la fecha en tu calendario y luego archivar el mensaje.

Si recibes un mensaje solicitando tu decisión, tienes dos opciones: o responder inmediatamente o, si no es algo urgente, posponer la tarea para más adelante archivando el mensaje en una carpeta específica que puedas renombrar. "Hacer".

TEXTOS BREVES

A veces es más útil enviar Muchos correos electrónicos, uno para cada cosa que hay que hacerClaro que completar un solo correo electrónico con todas tus solicitudes puede ser útil, pero corres el riesgo de no recibir respuesta hasta que se completen todas las tareas. En cualquier caso, independientemente del número de solicitudes, los correos electrónicos deben ser breves. Esto supone una gran ventaja tanto para los lectores como para los escritores, ya que facilita el trabajo de todos.

USAR FILTROS

Diferentes cuentas de correo electrónico ofrecen la posibilidad de bloquear los mensajes enviados por ciertos remitentes. Si recibes muchos correos electrónicos no solicitados, es posible que empieces a... usar filtros.

SÉ AMABLE

Dado que los correos electrónicos permanecen almacenados a menos que se eliminen y no se sabe exactamente quién los leerá, Sé siempre amable con todosEl correo electrónico es una herramienta muy útil para compartir información, pero también puede ser una vehículo peligroso:No tienes nada que ocultar y no tienes que tener miedo de dejar huellas permanentes.

NO SEA ADICTO A SU TELÉFONO INTELIGENTE

Ya no podemos vivir sin él el teléfono inteligente En la mano. Para el trabajo o para el simple ocio y entretenimiento, basta con mirar a nuestro alrededor para darse cuenta de que somos casi adictos a él. Sin embargo, ¿alguna vez has pensado en todas las...tiempo que se gana y que se puede utilizar para otras actividades si estás fuera de él por un tiempo applicación, Facebook y varias aplicaciones móviles?

Por ejemplo, muchas personas se sorprenden de lo mucho que logran hacer durante largos viajes en avión, cuando es muy difícil distraerse con Internet. tom chatfield, autor del libro Netimología, dice que cualquiera puede simular este tipo de viaje pasando unas horas en el modo “avión” en su teléfono inteligenteRevisar el correo electrónico en el celular también puede ser una actividad inofensiva: solo necesitas saberlo Responder o eliminar mensajes rápidamente sin perderse detrás de otras notificaciones.

Aprovecha las oportunidades que te ofrece la tecnología, por ejemplo, para descargar aplicaciones que te permitan seguir, por ejemplo, el tus blogs favoritos o filtrar solo el Noticias de tu interésVerás cuánto tiempo has ahorrado.

UNA LISTA DE TAREAS

Hay tres tipos diferentes de cosas que hacer: cosas que deben hacerse pero no de inmediato, cosas que no deben hacerse de inmediato pero que debemos recordar hacer, y, finalmente, cosas que esperábamos hacer hoy pero no pudimos. Un buen sistema, según Harford, es usar un administrador de tareas digitales Donde puedes guardar tareas recurrentes, con plazos lejanos y ocasionales. Como alternativa, siempre puedes anotarlo todo en un papel: un método anticuado que aún resulta útil. De vez en cuando eliminado de la lista Las cosas que has logrado realizar.

Las reuniones son sin duda una de las cosas que hay que hacer, y cada vez se celebran más a distancia. Y siempre conllevan un alto riesgo de perder el tiempo. Sigue algunas pautas útiles: asiste solo a las reuniones donde se requiera tu presencia, no las convoques con demasiada frecuencia y, cuando lo hagas, explica claramente el propósito, el horario y el orden del día de la reunión. 

CÓMO USAR LAS REDES SOCIALES

Como explica Harford: “Las redes sociales son terribles. Facebook es intolerable, es un caos torpe y caprichoso. Twitter es divertido pero tiene defectosIntenta seguir una discusión o buscar un enlace interesante y verás lo difícil que es encontrarlo. Tengo una página de Facebook que se actualiza automáticamente con el contenido de mi sitio web y casi nunca la visito. Tengo muchos seguidores en Twitter (el equivalente a la población de un pueblo pequeño), pero no lo sigo mucho porque me distrae demasiado. Siempre tuiteo sin acceder al sitio web: uso Dlvr.it para publicar automáticamente todas las publicaciones que subo a Delicious. Aprecio los feeds RSSAunque Google está haciendo todo lo posible por eliminarlos, son una forma sencilla de seguir tus sitios favoritos. No tienes que esperar a que algo...volverse viral”: selecciona a tus autores favoritos y síguelos sin pagar un céntimo y sin retrasos”.

TECNOLOGÍA A NUESTRO SERVICIO

Como señala el periodista: «Todos los días intento seguir mis propios consejos, pero en cambio me distraigo con un montón de tonterías». Es decir, estas son muchas recomendaciones útiles, quizás no válidas para todos y que deben seguirse según las necesidades de cada uno. Lo importante es reflexionar sobre el uso que hacemos de las herramientas que tenemos a nuestra disposición cada día.Lo importante es no olvidar nunca que la tecnología debe estar a nuestro servicio, y no al revés.

POR QUÉ ES IMPORTANTE DESCANSAR Y DESCONECTARSE DE LA TECNOLOGÍA:

• Cómo tomar un descanso y desconectarse cuando te sientes abrumado por la ansiedad
• Desconectarse, aunque sea por unos minutos, puede ser muy útil. Recarga energías y relájate.
• Al menos en vacaciones, no planifiques tu día. Si lo haces, perderás tiempo y diversión.