Wie man die Arbeit im Büro organisiert

WIE MAN DIE ARBEIT IM BÜRO ORGANISIERT

Heben Sie die Hand, wenn Sie sich in Ihrer beruflichen Laufbahn nicht mindestens einmal in einer solchen Situation befunden haben. Der Stress weil überlastet mit Projekte wichtig Im Folgenden werden zwei Projekte vorgestellt, die für den Chef bzw. seinen Vertreter von entscheidender und unverzichtbarer Bedeutung waren. Vielleicht sogar mit zwei verschiedene Bezugspunkte e zwei verschiedene ArbeitsgruppenIm Zeitalter der Multitasking und die Verbreitung der arbeitsbedingter Stress Dies und noch vieles mehr kann geschehen.

Theoretisch gibt es für jedes Projekt feste Zeiten – zum Beispiel sollten Montag bis Mittwoch die erste Zeit sein, während Donnerstag und Freitag die zweite Zeit sein sollten – aber Besprechungen, Abgabetermine und Notfälle überschneiden sich oft. Wie man die Büroarbeit am besten organisiertWie kann man Zeit und Gesundheit schonen und wie kann man vermeiden, von Angstzuständen überwältigt zu werden?

PRO CA. Wie Sie einen Schreibtisch gestalten, der Ihnen besseres Arbeiten ermöglicht

WIE SIE IHRE ZEIT BEI DER ARBEIT ORGANISIEREN

Wir baten um praktische Hilfe von Irene Novello, was den Menschen hilft, ihre Arbeit besser zu organisieren Zeit, und deshalb mehr zu sein feliciSie ist tatsächlich Vizepräsidentin von Apoi, dem Verband professioneller Organisatoren (gegründet 2013 als Berufsverband und vom Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung als solcher anerkannt), Samstag November 7 allo Freiflächen in Mailand organisiert ein Tag, der für die Öffentlichkeit zugänglich ist e kostenlos: „Lerne, dich selbst zu organisieren… und hab dabei Spaß!“ Dort können Sie Fachleute treffen, die Ihnen jede Menge Tipps geben, wie Sie Ihre Work-Life-Balance besser gestalten können.

„Das ist ein mir sehr vertrautes Thema: Ich leite den Verein und alle damit verbundenen Aktivitäten neben meiner freiberuflichen Tätigkeit“, erklärte uns Irene Novello, und für die Leser von Non Sprecare hat sie folgenden Rat:

• ALLE AKTIVITÄTEN PLANEN

„Um bei zwei oder mehr Projekten gut zu überleben, ist die grundlegende Voraussetzung die Fähigkeit, …“ Alle Aktivitäten planen was beides mit sich bringt. Eins Werkzeug sehr nützlich ist die BalkendiagrammEin Planer mit dem Projektzeitraum im horizontalen Bereich: Stunden, Wochen, Monate, wo alle Fristen eingetragen werden. Im vertikalen Bereich trage ich alle Projektaktivitäten und -phasen, die jeweiligen Fristen und die Verantwortlichkeiten ein (falls Mitarbeiter am Projekt arbeiten, trage ich sie hier ein). Wenn ich alles korrekt ausfülle, sehe ich jederzeit, wo ich mich im Projekt befinde. Das ermöglicht mir: Notfälle bewältigen, ohne von ihnen überwältigt zu werdenDenn sobald der Notfall vorüber ist, habe ich eine Planungsgrundlage, die es mir ermöglicht, wieder an meinen vorherigen Arbeitsablauf anzuknüpfen, bevor ich vom Zeitplan abgelenkt wurde. Ein Diagramm ist natürlich besonders effektiv, wenn es mit mehreren Personen geteilt wird.

• Vermeiden Sie es, von einer Sache zur nächsten zu springen.

Durch die Planung Ihrer Aufgaben vermeiden Sie ständige Unterbrechungen und den ständigen Wechsel zwischen Projekten. Beispielsweise können Sie am Ende des Vormittags und am Ende des Tages Ihre E-Mails aus dem anderen Projekt abrufen, um sich mit Ihren Kollegen auszutauschen. Sie sollten dann nur auf die Aufgaben antworten, die ausschließlich in Ihrer Verantwortung liegen. Sie müssen von der Kommunikationsflut nicht überwältigt werden.„Wählen Sie aber nur die wichtigsten aus.“

• DIE KANBAN-METHODE

„Eine weitere Möglichkeit Organisationsstrategie was bei der Arbeit mit mehreren Personen an verschiedenen Projekten zu verwenden ist, ist die Methode Kanban, Eine Art stark vereinfachtes Diagramm dass die Toyota wird seit mehreren Jahrzehnten verwendet. Es besteht aus der Verwendung von ein geteilter Tisch in der Kategorie „Erledigte Dinge – Zu erledigende Dinge – Laufende Projekte“: Jeder wendet etwas an veröffentliche es Sie koordiniert die verschiedenen Aufgaben und passt die Reihenfolge je nach Arbeitsfortschritt an. So können wir uns gegenseitig im Blick behalten. Entscheidend ist die gemeinsame Planung: Dadurch arbeiten und leben wir viel besser.

• KLEINE TIPPS

„Wenn man ständig unterbrochen wird, ist es schwierig, seinen Tätigkeiten linear nachzugehen: In Deutschland ist es üblich, an jeder Bürotür ein Schild anzubringen.“ Kartell was auf das Konzept hinweist 'Ich arbeite'In Italien ist die Beantragung bereits schwieriger, aber es ist eine Frage der Ihre Gesundheit schützenWenn ich weiterhin unstrukturiert und verwirrt arbeite (wie es leider allzu oft vorkommt) und mich mit zu vielen Informationen überlaste, komme ich am Ende des Tages völlig erschöpft an und habe die Aufgabe erledigt. 20% „Die Konzentration auf eine Sache hilft sowohl einem selbst als auch anderen; sich selbst vor Ablenkungen zu schützen, ist von grundlegender Bedeutung.“

• ZEHN MINUTEN PRO TAG FÜR EINE BESTANDSAUFNAHME

„Das Ideal bei der Arbeit ist Schalte alle Benachrichtigungen auf deinem Handy stumm.Es geht viel Zeit verloren, ständig alle Benachrichtigungen zu bearbeiten. Wenn ich beispielsweise eine E-Mail sofort nach Erhalt lese, verliere ich ein paar Minuten mit dem Lesen und genauso viele Minuten damit, mich wieder zu konzentrieren. So vergeude ich den ganzen Tag über viel Zeit. Ideal wäre es, nach Feierabend zehn bis fünfzehn Minuten einzuplanen, um alle Benachrichtigungen zu lesen und die Aktivitäten für den nächsten Tag zu organisieren: So kann man auch an Notfälle denken und sich nicht überfordert fühlen.

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